Всегда, при столкновении с однообразными повторяющимися действиями, я ищу способы для их автоматизации. Так как, там где есть рутина, нет места для творчества и нет роста. Я же твердо убеждена, что задача любого человека — это постоянный и непрекращающийся рост.

Сегодня я покажу Вам, как избавиться от рутины в работе с электронной почтой Gmail с помощью приемов автоматизации.

Фильтры Gmail

Электронная почта, очень часто, превращается из эффективного инструмента для коммуникации и получения полезной информации в бесполезного расхитителя времени, если Вы не умеете управлять входящими потоками. Управляйте письмами (даже не открывая их) с помощью фильтров!

В статье «Как избавиться от завалов в почте» я рассказала Вам о том, как создавать и присваивать ярлыки сообщениям, чтобы сортировать входящую корреспонденцию и поддерживать порядок в почтовом ящике. Это можно делать вручную — открывать каждое письмо и прикреплять ярлык, а можно автоматически, настроив фильтр.

Так же, настраивая фильтры для писем, с определенного электронного адреса, с определенной темой сообщения или даже с определенными словами Вы можете:

  • Архивировать их, пропуская папку «Входящие»;
    Это полезно, например, когда Вы подписаны на рассылку, которая несет Вам полезную, но не актуальную в данный момент информацию. Сейчас Вы ее можете просто архивировать, а изучить позже.
  • Отмечать как прочитанные;
  • Помечать или, наоборот, не помечать;
  • Отправлять в СПАМ или сразу удалять;
    Это полезно, когда Вам приходят письма, на которые Вы не подписывались и от которых, нет возможности отписаться. Уверена, что Вы с таким сталкивались.
  • Пересылать;
  • и так далее.

Как видите, с помощью фильтров, Вы можете делать что угодно с входящими сообщениями, полностью в автоматическом режиме.

Итак, а теперь практика. Чтобы создать фильтр, выберите сообщение, нажмите в верхней панели «Ещё» => «Фильтровать похожие письма«:

Создать фильтр Gmail

Или, открыв сообщение, нажмите на значок стрелки => «Фильтровать похожие письма«:

Создать фильтр Gmail

Выберите параметры писем (адрес электронной почты, тема или содержание определенных слов), при совпадении которых, будет применяться фильтр, нажмите на «Создать фильтр в соответствии с этим запросом«:

Параметры для фильтрации

Задайте действия, которые должны быть совершены с письмом, нажмите «Создать фильтр«:

Действия фильтра

Всё, фильтр создан! Теперь, когда Вам поступит сообщение, подходящее под заданные критерии, с ним будут автоматически совершены, запрограммированные Вами действия.

Вы всегда можете изменить или удалить фильтр, зайдя в «Настройки» => «Фильтры«:

Настройки фильтров

Готовые шаблоны ответов

А теперь давайте познакомимся ещё с одним разделом настроек Gmail — «Лаборатория«:

Лаборатория Gmail

Используя этот раздел, Вы можете значительно расширить возможности Вашей почты Gmail. Здесь находятся, так называемые, экспериментальные функции и гаджеты.

Я не буду останавливаться на каждом расширении подробно в этой статье, но хочу обратить Ваше внимание на «Шаблоны ответов«. Шаблоны ответов способны полностью освободить Вас от написания повторяющихся ответов на однотипные письма. Что это могут быть за письма?

Например, Вам поступает письмо о регистрации нового дистрибьютора в Вашу команду. Вам нужно приветствовать его, поздравить с принятым решением и выслать первые инструкции. Зачем это делать много раз вручную, если можно один раз написать такое письмо, сохранить в шаблонах и отправлять одним нажатием мышки!?

Уверена, что Вы оцените это расширение и найдете ему применение и в других ситуациях, а сейчас нажмите «Включить«. Не забудьте «Сохранить изменения«, внизу страницы.

Шаблоны ответов Gmail

Теперь, чтобы создать шаблон письма нажмите napisat

В открывшемся окне, наберите текст сообщения, нажмите на кнопку dopolnitelno в правом нижнем углу, затем «Шаблоны ответов» => «Создать готовый ответ«, введите название для шаблона, «Ок«:

Создать шаблон ответа

Ваш шаблон сохранен и Вы можете в любой момент его использовать, нажав на ту же кнопку dopolnitelno,  при написании нового письма или при ответе на сообщение. Так же Вы можете настроить отправку шаблона с готовым ответом с помощью фильтров.

Punto switcher

Punto switcher — это Ваш помощник при работе с любыми текстами, в том числе с текстами сообщений. Используйте эту программу, чтобы полностью избавиться от мелких рутинных действий, крадущих огромное количество Вашего времени.

О том, какие функции выполняет punto switcher и, как их использовать по максимуму, я рассказала в статье «Программа первой необходимости«.

А на сегодня все!

P.S. Помните, что Вы всегда можете задать мне вопрос по теме статьи в комментариях.

А так же любой вопрос технического характера через форму обратной связи. Я обязательно Вам отвечу.